General Terms and Conditions of Purchase of emerce GmbH, Niestetal

Status: May 2020

I. General Provisions
1. These General Terms and Conditions of Purchase (hereinafter called “GTCP”) shall apply to all contracts concluded by emerce GmbH (hereinafter called “emerce”) with a supplier (hereinafter called “Supplier”, together with emerce also referred to as the “Parties” and each of them a “Party”) concerning any deliveries or services offered to emerce by the Supplier. They shall also apply to all future deliveries and services of the Supplier to emerce, and to offers of emerce to the Supplier, even if the application of these GTCP is not agreed upon expressively, and provided that such application is not expressly ruled out individually in each case.
2. General Terms and Conditions of the Supplier shall apply only to the extent emerce expressively consented to such application in writing. This requirement of consent shall apply in any event, particularly in the event that emerce accepts receipt of Supplier’s deliveries while having knowledge of the Supplier’s General Terms and Conditions. If emerce consents to the Supplier’s General Terms and Conditions, and individual provisions of such General Terms and Conditions conflicting with these GTCP, the provisions of these GTCP shall take precedence over the corresponding provisions of the conflicting Supplier’s General Terms and Conditions. If applicable Supplier’s General Terms and Conditions contain provisions disadvantageous to emerce compared to the otherwise applicable statutory provision, these GTCP shall be deemed conflicting, resulting in the application of the statutory provision(s) in such case. In any event, individual agreements made with the Supplier in each case (including side agreements, supplements and amendments) shall take precedence over these GTCP. Unless proven otherwise, the written content of an agreement or emerce’s written acceptance shall be deemed decisive with respect to the interpretation of such agreements. If, in an individual order, individual provisions deviating from these GTCP are agreed upon, these GTCP shall apply supplementary to such provisions.
3. emerce is a 100% subsidiary of SMA Solar Technology AG (hereinafter “SMA”). References to documents of the SMA within these GTCP apply to emerce accordingly.

II. Conclusion of a Contract
1. Orders by emerce shall be placed in writing. For this purpose of ordering, orders placed using the SAP order form shall also be deemed to meet this written form requirement.
2. The Supplier shall confirm orders in writing, quoting the emerce order number, within three business days of receipt. In this respect, sending an e-mail to the contact address named by emerce:, shall be deemed to meet the written form requirement. If a supply relationship to which these GTCP apply already exists between emerce and the Supplier (section I.1), and the Supplier does not formally confirm an order from emerce within the aforementioned period, the Supplier’s silence shall be deemed to be an acceptance of the order. In this case, emerce may revoke the order free of charge at any time before the aforementioned time limit for acceptance expires, or earlier, as the case may be, before emerce receives the Supplier’s acknowledgement.
3. emerce may demand changes to the delivered item, the scheduled delivery dates or the quantities even after entering into a contract to the extent that the Supplier can reasonably be expected to accept such changes under applicable statutory law. The effects in this respect, particularly any increase or reduction in costs, shall be appropriately provided for by mutual amendment to the existing contract. If the Supplier renders additional and/or increased services, these shall be reimbursed by emerce only if this has been agreed upon in writing before such service is carried out.
4. If a given order requires the delivery of an initial sample, emerce reserves its right to approve serial production. If the initial sample is rejected, emerce shall bear the cost of further sampling documents and further components only if and to the extent such initial sample was rejected predominantly for a reason attributable to emerce.

III. Scheduled Delivery Dates, Default, Discontinuation
1. The scheduled delivery dates and periods agreed upon between the Parties shall be binding. If the latest delivery date can be derived from the circumstances that lead to the contract, the Supplier shall enter into default (Verzug) at the end of this date without this being subject to a reminder (Mahnung) from emerce. The Supplier shall inform emerce in writing, or by email, without undue delay, of any delivery difficulties arising and shall propose a new date of delivery or period in mutual agreement with emerce. For the avoidance of doubt, fulfillment of this above notification obligation does not prevent the Supplier from entering into default (Verzug).
2. In the event of default (Verzug), emerce may, subject to a prior warning to the Supplier, demand for every business day (Monday-Friday) of default (Verzug) a contractual penalty at the rate of 0.25 %, but at most 5 %, of the respective order value. The right to assert additional damages or any other claims (in particular extra freight charges, extra production costs [additional set-up costs, overtime supplements etc.], cover purchases) shall remain unaffected. If a contractual penalty is paid, it shall be deducted from any default-related claim.
3. If the Supplier fails to render the due service or fails to do so in compliance with the contract, or otherwise enters into default (Verzug), emerce may, after expiry of a reasonable grace period, rescind the contract or terminate the contract for cause, insofar and to the extent that the Supplier is responsible for the failure to meet the scheduled delivery date and demand damages in accordance with the statutory provisions. Such compensation shall also include the extra costs arising in the event that a replacement is procured from a third party.
4. emerce may terminate the contract for cause or rescind the contract, particularly if the Supplier has discontinued its services, or if the Supplier has committed a not-insignificant breach of contract and has failed to remedy it within 30 days despite a warning and/or reminder by emerce. Furthermore, in any event in which due regard has been given to all circumstances of the particular case and to the interests of both Parties, and in which emerce cannot be reasonably expected to continue the contractual relationship, a right to terminate for cause shall lie with emerce.
5. In case of force majeure, which poses a long-term obstacle to performance, emerce is entitled to wholly or partly withdraw from the contractual relationship or postpone the receipt of products until such time as the obstacle to delivery acceptance is removed, without emerce defaulting. Force majeure are events unforeseeable at the time of conclusion of the contract or such events which, even if they were foreseeable, lie outside the scope of influence of emerce, and whose effects on the fulfillment of the contractual obligations cannot be prevented by reasonable measured of emerce. Force majeure is present in cases such as, but not limited to, operational disruptions of any kind, strikes, lawful lockouts, shortage of labor, energy or raw materials, including lack of fuel, mobilization, war, blockade, export and import ban, fire, traffic block, epidemic or pandemic. emerce must notify the Supplier without delay and report the circumstances to him, which cause force majeure. The Supplier is not entitled to claim for damages of any type due to delay of acceptance or withdrawal based on force majeure.

IV. Prices, Payment Terms, Set-off and Retention
1. Prices shall be specified in each order. The prices shall be net prices. The respective value-added tax shall be added to the prices. The prices contractually agreed and correspondingly indicated within the order shall be fixed prices, unless otherwise stipulated in the order, and shall include any resulting one-off production and inspection costs as well as packaging and delivery in accordance with the contractually agreed Incoterms®, as amended from time to time, but shall exclude transport insurance.
2. Payment shall be made net within thirty (30) calendar days. The due date shall commence as soon as the delivery of the goods or services has been made in full and, in particular, free of defects, and – if necessary – an acceptance inspection has been carried out and the invoice issued in accordance with section V.6 has been received by emerce. The date of the aforementioned event occurring as last shall be decisive for the due date.
3. A payment shall be considered being made by the time a transfer instruction is handed over to the bank, or by the time, a cheque is dispatched.
4. emerce shall be entitled to set off all claims against any of Supplier’s claims. The Supplier shall be entitled to set off only undisputed or legally established claims.
5. The Supplier shall be permitted to assign claims against emerce to third parties only with emerce’s prior written consent. This shall not apply to pecuniary claims as defined in Section 354a HGB (German Commercial Code).
6. Rights and obligations not covered by section IV.5 may be transferred to third parties only with the prior written consent of the other Party. However, emerce shall be entitled to transfer all rights and obligations to companies affiliated with emerce within the meaning of Section 15 AktG (German Stock Corporation Act) without the Supplier’s consent. In particular, emerce shall be entitled to assign all warranty rights to companies affiliated with emerce within the meaning of Section 15 AktG (German Stock Corporation Act) without the Supplier’s consent.

V. Shipment, Packaging, Invoice
1. The contractually agreed and current version of the Incoterms® shall apply to the shipment of the goods.
2. Place of performance for delivery and performance shall be in accordance with the agreed Incoterms®. Unless otherwise agreed, the place of performance shall be the business premises of emerce’s logistics partner GEODIS Logistics Deutschland GmbH, Behringstrasse 8, 63110 Rodgau, Germany.
3. Each delivery of goods shall have attached a delivery note displaying the order number and the order item number, the ordered quantity, the agreed delivery date and the description of the goods as well as, if existent, the emerce material number and the serial number. Each packaging unit shall be marked with at least the emerce material number, the quantity contained and the Supplier’s name. If agreed, the date of manufacture of the goods must also be shown. If goods are delivered from a third country (Drittland), the shipping documents must be sent to emerce for review prior dispatch. Following such review, emerce shall grant the Supplier its approval in order to initiate the shipment of the goods.
4. Deliveries for which emerce must bear the freight costs either in whole or in part, shall be transported at reasonable rates and methods, unless otherwise stipulated by the Supplier.
5. The Supplier shall ensure proper and safe packaging for reliable shipment of the goods. Packaging for electronic elements or components must be ESD-dissipative.
6. The invoice shall be sent to emerce including the delivery note details specified under this section V.3.

VI. Export and Import Regulations
1. Delivery documents originating from an EU Member State outside the Federal Republic of Germany shall state the Supplier’s EU VAT ID number.
2. With reference to the emerce article number, the Supplier shall provide information on the country of origin, weight (gross/net), customs tariff number (HS code) and the dual-use characteristic of the goods.
3. In case of goods originating in the EU, the Supplier shall, at the beginning of every calendar year, provide emerce with an up-to-date long-term supplier’s declaration in accordance with the implementing regulation (EU) 2015/2447 of the Commission of 24th of November 2015, unsolicited and free of charge as well as upon emerce’s special request. If the Supplier is unable to issue a long-term supplier’s declaration, the Supplier shall provide an IHK (German Chamber of Commerce and Industry) long-term declaration for the non-preferential origin or another proof document regarding the origin of the goods at the beginning of every calendar year. Such document shall be either sent in electronic form by email or made in writing.

VII. Acceptance of the Service
emerce shall be entitled to refuse acceptance of goods which are delivered prior to the specified dates or be entitled to return such goods at the Supplier’s expenses and risk or store these goods at third parties at the Supplier’s expenses, provided that this would not be disproportionate in a particular case. The same shall apply in the event of an excess or incorrect delivery with regard to the excess or incorrect part delivered.

VIII. Retention of Title by the Supplier, Retention of Title in the Case of Parts Supplied by emerce
1. Any retention of title by the Supplier shall apply only to the extent that it relates to emerce’s payment obligation for the respective products to which the Supplier retains title. In particular, any extended or prolonged retention of title (erweiterter oder verlängerter Eigentumsvorbehalt) shall be inapplicable.
2. emerce shall retain any property rights, copyrights as well as comparable or derived usufruct rights regarding all documents and auxiliary resources made available to the Supplier by emerce for the fulfillment of an order, such as in particular drawings, illustrations, drafts, calculations, descriptions, plans, models, samples, technical specifications, data carriers, other written documents, tools, parts and materials. Such documents and auxiliary resources shall be used exclusively for the contractual service and shall be fully returned to emerce (including any copies or records made, if applicable) after the execution of the order. Products manufactured according to documents and tools of emerce may neither be used by the Supplier itself nor offered or delivered to any third parties.
3. Technical documents, written material, drawings, diagrams, charts, graphs, photographs, layout templates and other documentation, whether on data carriers, in printed form or as material for print preparation or printing, produced by the Supplier in the course of the execution of the order, as well as all samples, tools, materials and other operating resources (“Auxiliary Resources”) shall be produced on behalf of emerce. The Supplier shall grant emerce direct title to the Auxiliary Resources in such way that the Supplier assigns the Auxiliary Resources to emerce and emerce shall establish indirect possession (mittelbaren Besitz) of the Auxiliary Resources. Furthermore, emerce shall receive all other property rights, rights of use and exploitation in all aforementioned copyrightable works, to the extent permitted by law. No separate remuneration shall be owed by emerce for the assignment of the aforementioned rights; this shall be fully included in the prices stated in the applicable order.
4. Any processing, mixing or combining of items provided by emerce by the Supplier shall be carried out on behalf of emerce. It is agreed that, in the ratio of the value of the items supplied by emerce to the value of the total product, emerce shall become co-owner (Miteigentümer) of the products manufactured using the items supplied. These products shall be kept by the Supplier on behalf of emerce until the time these products are handed over to emerce.

IX. Protective Provisions
1. The services to be rendered by the Supplier shall include all services necessary for the production of the goods or rendering the services. The Supplier undertakes, particularly with regard to the delivery of goods, to produce all goods in a professional and appropriate manner, flawlessly in terms of quality, in compliance with all applicable rules and specifications and in accordance with the latest state of the art technology, relevant standards, laws, provisions and safety requirements relevant to the intended purpose and place of use, as being valid and in force at the respective time of delivery of the goods or other performance to emerce, as well as in accordance with the regulations and guidelines of public authorities, employers’ liability insurance associations and trade associations and in accordance with all agreements made. The Supplier shall be solely responsible for the appropriate and diligent fulfillment of each order. This obligation of the Supplier shall not be affected by any approval of documents, descriptions or instructions or any other information provided by emerce.
2. The Supplier undertakes to comply with the statutory provisions of the destinations country to which the goods are delivered by the Supplier, as well as the current German statutory provisions, in particular with all product-related legal provisions regarding safety and the environment, as amended at the respective time of delivery of the goods or other performance to emerce. In particular, this shall include the provisions for classification, labelling, packaging, notification obligations, substance restrictions and the provisions regarding the distribution, delivery, import, export and use of the goods as well as the provisions regarding the use of chemicals in accordance with the REACH Regulation (Regulation (EU) No. 1907/2006 of 18th of December 2006) as amended from time to time. The Supplier warrants to provide emerce with all information to be transmitted in accordance with the REACH Regulation. In particular, the Supplier shall immediately provide emerce with all information required by emerce to fulfill its obligations under Art. 33 REACH Regulation. The information shall be sent by email to the contact address given by emerce:
3. The Supplier undertakes not to use any significant quantities of hazardous substances in the production and handling of the goods. In this respect, the Supplier shall comply with the legal requirements and the material requirements of the emerce Standard 01501 Restrictions on Hazardous Substance as amended from time to time. The respective applicable version is available at the following URL:
4. The Parties expressly intend to avoid the use, or product use, of minerals from conflict zones according to the U.S. Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act as amended in 2010. The Supplier warrants that its products sold to emerce under this contract shall not contain any materials from conflict zones obtained in the Democratic Republic of Congo or in any of its neighboring countries. Furthermore, the Supplier agrees to periodically carry out measures to verify the original source of the tin, tantalum, tungsten or gold used in any of the products sold under these GTCP. The Supplier shall provide emerce with an annual confirmation of non-use of materials from conflict zones.

X. Warranty for Defects in Quality or Title, Liability
1. Unless otherwise agreed below, liability and warranty shall be governed by the statutory provisions. Deviating from this, however, the warranty period shall be 30 months unless the statutory warranty period provides for a longer period in each case.
2. The Supplier warrants that, in the case of deliveries of goods by the Supplier, the goods delivered shall have the agreed quality, comply with the specification, be suitable for the purposes known to the Supplier and be free of defects and third-party rights, in particular patents, copyrights and rights of use or claims by authors for appropriate remuneration within the meaning of the Urheberrechtsgesetz (German Copyright Act), and shall not be subject to any official or judicial restrictions or conditions. Other product specifications, user requirements specifications or functional specifications, data sheets or other product agreements shall be deemed to be equivalent to a specification with regard to the agreed quality.
3. If services are provided by the Supplier, the Supplier warrants the proper and careful rendering of the services to be provided in accordance with the respective order. If it becomes apparent that the service was not performed as agreed, in particular that the service does not comply with the order and the aforementioned specifications, emerce may set the Supplier a deadline for subsequent performance (Nacherfüllung) free of charge. After repeated unsuccessful performance of the service or after the unsuccessful expiry of a grace period (if applicable), emerce may, at its sole discretion, withdraw from the order, reduce the contractual remuneration or remedy the defect on its own and demand reimbursement of the necessary expenses incurred. In addition, emerce may claim damages instead of performance as well as compensation for other damages and expenses incurred by emerce due to the Supplier’s breach of obligations (Pflichtverletzung).
4. The warranty period shall not commence before performance has been accepted (Leistungsabnahme) (if applicable) and shall not end before all defects notified to the Supplier prior to expiry of the warranty period have been eliminated. With respect to replacement of defective parts, or in respect of parts repaired without being exchanged, the warranty period shall begin anew after installation of such parts.
5. emerce shall inspect deliveries of goods from the Supplier upon receipt to the extent that this is feasible in the ordinary course of business, but at least with respect to deviations of identity or quantity, transport damage and other easily visible defects. The obligation to give notice of defects in accordance with Section 377 HGB (German Commercial Code) shall be deemed having been fulfilled if the Supplier is notified within ten (10) working days of receipt of the delivery, or, in the case of hidden defects, within the same period after their detection.
6. In case of a defect in quality or title, emerce shall be entitled to demand subsequent performance (Nacherfüllung), to withdraw from the contract, to reduce the price, or to claim damages or compensation for futile expenses under the conditions of Section 437 BGB (German Civil Code).
7. All costs incurred as a result of the elimination of defects, including consequential costs arising from third-party claims, shall be borne by the Supplier or be reimbursed to emerce. In particular, this applies to costs for removal and installation, (return) transport including all ancillary costs, error analysis, expense compensation, additional costs for covering purchase, material, scrapping, etc. as well as claims for damages by third parties. The following section XI applies to details of the handling of complaints as well as to the allocation of costs for reworking.
8. The Supplier shall promptly notify emerce in writing if the manufacture of the goods or the rendering of the service ordered is excluded or restricted by third-party property rights. Furthermore, in the event of a breach of contractual obligations, in particular in the event of a breach of third-party property rights, the Supplier shall indemnify emerce against claims for damages by third parties. Should it become necessary for emerce to conduct legal disputes in order to defend against third-party claims, the Supplier shall reimburse emerce for the resulting costs incurred by emerce.
9. The limitation period for material defect claims shall be suspended if the parties negotiate the existence or scope of warranty claims or whilst the Supplier itself is examining the existence of a defect. The suspension shall be terminated if the Supplier refuses in writing to continue remedying the respective defect, or if the Supplier informs emerce in writing that the negotiations have ended or if the result of the examination is sent to emerce.

XI. Handling of Complaints / Rectification Work
1. The provisions set out in this section XI are intended to establish a basis for efficient and cost-optimized handling of complaints, i.e. cases where individual goods do not correspond to the agreed required qualities and for which the Supplier (including its sub-suppliers) is responsible, and for the causation-based allocation of costs. The provisions made under section XII shall apply to serial defects. In all other respects, the requirements of a quality management agreement in this regard shall apply predominantly to the extend it has been agreed with the Supplier.
2. In the case of defective goods or parts thereof, these goods or parts shall, at emerce’s sole discretion, be returned to the Supplier or be rectified at the respective location of the goods. In the case of returns to the Supplier and replacement deliveries received thereon, the costs shall be borne by the Supplier. Goods which are the subject of a complaint must be repaired by the Supplier within two (2) weeks, including the transport times, or a replacement delivery must be made, unless being disproportionately in an individual case. The delivery of replacement or repaired products shall be delivered to emerce under the reference of the complaint. The Supplier shall inform emerce within five (5) business days of the delivery date of a replacement or repaired products, unless this period proves to be disproportionately short in an individual case. In such case, a reasonable period for notification of performance shall apply instead. The periods under this section shall commence with the reception date of the complaint by the Supplier.
3. Notwithstanding this, emerce’s own ability to deliver shall, whenever possible, be ensured by the Supplier by means of partial deliveries of goods, subsequent improvements at emerce’s premises or other suitable measures. This means that in the event that emerce cannot reasonably be expected to wait for two (2) weeks in order to maintain its own ability to deliver and avoid its own delay in delivery regarding emerce’s customers as well as in other urgent cases, and the Supplier is not in a position to or does not promptly promise measures to secure its ability to deliver, emerce shall be entitled to carry out such measures on its own or have such measures carried out by third parties at the Supplier’s expense. “Measures” shall also be understood to include the complete elimination of defects in goods and any resulting damage. Furthermore, this shall also apply in other cases if a reasonable period set by emerce for subsequent performance (Nacherfüllung) has unsuccessfully expired.
4. Complaints shall be charged by emerce with a processing fee of EUR 100.00 each. The processing fee will be charged per complaint, unless this proves to be disproportionately in an individual case. In the event of a defect that has occurred at the location of a emerce customer, an additional service fee of EUR 200.00 each can be charged by emerce, provided that this proves not to be disproportionate in an individual case. With the dispatch of the claimed goods, the Supplier shall debit the creditor account at the same time. In this respect, the moving average price from SAP shall be taken as baseline for debiting defective parts.
5. In the event of a justified rejection of a complaint, the debit note will be withdrawn. Lump sums unduly charged will be refunded to the Supplier.
6. All costs incurred in connection with the determination and examination of defects may be claimed by emerce by way of a damage claim (Schadensersatz) and be set off against outstanding payment claims.

XII. Serial Defects
1. In the event of a serial defect in accordance with section XII.2, emerce shall be entitled to refuse acceptance (Abnahme) of the delivery of the series outstanding to be delivered and, on account of defective delivery, assert its statutory rights concerning the entire delivery, provided that this would not be disproportionate in an individual case. In the event of a serial defect which emerce discovers only after delivery and acceptance (if applicable) of a product, in particular as a result of a serial defect becoming visible at a customer of emerce, the Supplier shall reimburse emerce for all costs arising out of the exchange of goods affected by the serial defect, regardless of whether the serial defect resulted in a defect at the respective customer, provided that this would not be disproportionate in the individual case. In particular, the reimbursement obligation includes the expenditure and costs for products that are defective due to the serial defect, as well as for any preventive replacement or other preventive measures undertaken. The warranty period for replaced parts or repaired defects shall commence anew thereafter. Otherwise, the statutory provisions and the relevant rights of emerce with regard to defective delivery shall remain unaffected.
2. In principal, a serial defect shall be assumed if more than 5 % of the delivered goods and services are defective as to the same component or with respect to a comparable cause. A serial defect shall also be deemed to exist if a defect rate of 5 % has not yet been detected, but emerce can reasonably assume that more than 5 % of the goods of the same type will feature this defect on the basis of a detected defect in production, the use of materials and/or the respective product design. Depending on the cause of the serial defect, the reference quantity for the defect rate of 5 % shall either relate to the affected batch(es) if it is a limited production or material error, or to the total quantity of the delivered goods or services performed, if the type of production, the material or the design is fundamentally defective.
The limitation period shall be suspended by the notification of the first defect for all goods of the same type delivered.

XIII. Insurance
1. Without limiting its liability and liability towards emerce, the Supplier undertakes to take out, at his own expense and for the duration of the contractual relationship, sufficient business, product and environmental liability insurance to cover the statutory and contractual liability risk, with the following coverage amounts per insured event and in the annual aggregate, for damages which the Supplier is obliged to compensate (even partially), irrespective of any further liability:
• business and product liability insurance, including extended product liability (in particular for removal and installation costs and for the replacement of individual parts) with an insured sum of at least EUR 3 million per claim for personal injury, property damage or financial loss and EUR 3 million in the annual aggregate
• environmental liability insurance with an insured sum of at least EUR 3 million per claim for personal injury, property damage and financial loss and EUR 3 million in the annual aggregate.
2. The Supplier shall prove to emerce at the time of the conclusion of the contract, and upon request at any time until performance of its services that the necessary insurance cover exists.

XIV. Duties to Inform, Notice of End of Life, Subcontractors
1. All goods to be manufactured or adapted individually by the Supplier for emerce in accordance with emerce’s requirements or specification shall constitute so-called emerce-specific products (hereinafter called “SPECIFIC CONTRACTUAL PRODUCTS”). In respect of SPECIFIC CONTRACTUAL PRODUCTS, the Supplier shall notify emerce in advance and in good time of any changes which, in particular, affect mechanical, optical or electrical data and properties of the goods, as well as any changes to the manufacturing procedures and any relocations of the production sites. Such changes may only be made by the Supplier with express prior written consent (by email, fax or post) of emerce.
2. In respect of changes to goods which are not SPECIFIC CONTRACTUAL PRODUCTS, the Supplier shall notify emerce timely of any technical changes or any relocation of the production sites/facilities. If applicable, the Supplier shall likewise notify emerce timely of any applicable amendments or updates of warranty terms, data sheets or other documents of the Supplier. Insofar as emerce does not object to such changes within a reasonable period, the changes shall be deemed accepted by emerce. Notifications shall be sent to the contact address given by emerce:
3. If the Supplier applies changes to products or process, the Supplier shall bear all incurred costs at and by emerce in relation to new samplings.
4. The Supplier shall notify emerce in case its plans to end production of a given product one (1) year prior the envisioned date of ending a given production. This notification shall also include the date a last order and a last delivery may be placed (reception of order) by emerce. The quantity for the last order must not be limited. Notifications shall be sent to the contact address given by emerce:
5. emerce shall be given written notice of the employment of any subcontractors, freelancers, sub-suppliers and other third parties (jointly “Authorized Representatives”) that are not legal employees of the Supplier in connection with the rendering of services owed to emerce. In relation to such Authorized Representatives, the Supplier shall contractually ensure that all services will be carried out completely and properly, that the proper rendering of the services can be comprehensively monitored by emerce by means of corresponding documentation and regular audits, and that Supplier’s obligations in connection with the contractual relationship with emerce also apply mutatis mutandis in relation to the Authorized Representatives.
6. Authorized Representatives shall be deemed to be agents (Erfüllungsgehilfen) of the Supplier. Defects, delays and default (Verzug), disruptions, misperformance or other deficiencies of the Authorized Representatives’ deliveries or services, regardless of the cause of these deficiencies, shall not release the Supplier from its obligations in connection with the contract entered into with emerce.
7. If the Supplier or an Authorized Representative renders services at emerce’s production sites, the Supplier shall ensure that the SMA’s “rules for contractors” presented by emerce are properly signed prior to the performance of the respective services and that these rules for contractors as well as any other provisions of the applicable works rules (Betriebsordnungen) are fully observed and complied with by all relevant persons.
8. If so agreed between the Parties, the Supplier shall, no later than on the day of the delivery, send all requested product-related written verifications (certificates, test reports, etc.) relating to the delivery as a PDF document by email to, also making reference to the applicable emerce order number and the delivery note.

XV. Secrecy and Protection of Confidence
1. The Parties undertake to treat confidentially all information received in connection with the order as long as and insofar as this information was not already known to the other Party beforehand or does not become known to the general public. All information shall remain the property of the disclosing Party. The information received shall be used only within the framework of this agreement and shall only be made accessible to employees (including employees of affiliates as defined by Sections 15 et seqq. AktG (German Stock Corporation Act) who need the information for attaining the purpose of the contract and are themselves obligated to maintain confidentiality. Moreover, without the prior written consent of the disclosing Party, this information shall not be directly or indirectly exploited commercially, and no property rights shall be applied for in this context. The information shall not be passed on by the receiving Party to third parties. For the avoidance of doubt: Third parties shall not include the receiving Party’s affiliates, as defined by Sections 15 et seqq. AktG (German Stock Corporation Act), or employees of these affiliates.
2. Press releases, other publications or advertising referring to orders placed shall be permitted only with emerce’s prior written consent.
3. Disclosure of information of any kind by emerce does not give the Supplier any license rights, reproduction rights, usufruct rights or other rights of any kind whatsoever. All rights, in particular the right to apply for intellectual property rights or any other licenses or similar titles (e.g. patents), shall remain reserved to emerce.

XVI. Other Provisions
1. If the Supplier is a merchant (Kaufmann) as defined by the Handelsgesetzbuch (German Commercial Code), a legal entity under public law (Juristische Person des Öffentlichen Rechts) or a special asset under public law (Öffentlich-Rechtliches Sondervermögen), the place of jurisdiction for all disputes arising out of or in connection with the contractual relationship shall be Kassel, Germany. emerce shall be entitled to also bring any legal action at the place where the Supplier’s registered office is located or before any other court that has jurisdiction under domestic or foreign law.
2. All legal relations between emerce and the Supplier arising out of or in connection with the contractual relationship shall be governed by the laws of the Federal Republic of Germany, excluding the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG) and any conflict of laws provisions.
3. The Parties agree to comply with all provisions of the Bundesdatenschutzgesetz (German Federal Data Protection Act), the European General Data Protection Regulation (GDPR) and any other provisions relating to data protection. In particular, the Parties shall only collect, process and use personal data to the extent that they are permitted to do so as a result of the respective contractual relationship and to the extent necessary for rendering the respective service. Processing of the data beyond the aforementioned scope and processing of personal data at locations where the GDPR is not applicable shall be prohibited in each case and by any means.
4. The Supplier undertakes to comply with SMA’s Supplier Code of Conduct as amended from time to time. The respective applicable version is available at the following URL:

May 2020



GTP German version:

Allgemeine Einkaufsbedingungen der emerce GmbH, Niestetal

Stand: Mai 2020

I. Allgemeine Bestimmungen
1. Diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen (nachfolgend „AEB“ genannt) gelten für alle Verträge, die emerce GmbH (nachfolgend „emerce“ genannt) mit einem Auftragnehmer (nachfolgend „AN“, gemeinsam mit emerce auch die „Parteien“ genannt) über die vom AN angebotenen Lieferungen oder Leistungen schließt. Sie gelten auch für alle zukünftigen Lieferungen und Leistungen des AN an emerce oder Angebote von emerce an den AN, selbst wenn der Einbezug der AEB nicht nochmals gesondert vereinbart wird und deren Geltung nicht ausdrücklich und außerhalb von Allgemeinen Geschäftsbedingungen ausgeschlossen wird.
2. Allgemeine Geschäftsbedingungen des AN gelten nur insoweit, als emerce ihnen schriftlich für den jeweiligen Vertragsschluss zugestimmt hat. Dieses Zustimmungserfordernis gilt in jedem Fall, beispielsweise auch dann, wenn emerce in Kenntnis der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des AN dessen Lieferungen vorbehaltlos annimmt. Werden Allgemeine Geschäftsbedingungen des AN mit der ausdrücklichen Zustimmung von emerce einbezogen und widersprechen einzelne Regelungen diesen AEB, so haben die Regelungen dieser AEB Vorrang vor den entsprechenden Regelungen der konkurrierenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Enthalten einbezogene Allgemeine Geschäftsbedingungen des AN Regelungen, die gegenüber einer gesetzlichen Regelung nachteilig für emerce sind, so gelten diese AEB insoweit als konkurrierend, als dass in diesem Fall stets die gesetzliche Regelung gelten soll. Im Einzelfall getroffene, individuelle Vereinbarungen mit dem AN (einschließlich Nebenabreden, Ergänzungen und Änderungen) haben in jedem Fall Vorrang vor diesen AEB. Für den Inhalt derartiger Vereinbarungen ist, vorbehaltlich des Gegenbeweises, ein schriftlicher Vertrag bzw. eine schriftliche Bestätigung durch emerce maßgebend. Werden für eine bestimmte Bestellung besondere, von diesen Bedingungen abweichende Bestimmungen vereinbart, so gelten diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen nachrangig und ergänzend.
3. emerce ist zu 100% eine Tochtergesellschaft der SMA Solar Technology AG (nachfolgend „SMA“). Verweise auf Dokumente der SMA innerhalb dieser AEB gelten für emerce entsprechend.

II. Vertragsschluss
1. Bestellungen seitens emerce erfolgen schriftlich, wobei das Erfordernis der Schriftform für die Zwecke der Bestellung auch bei Beauftragungen über das SAP Bestellformular gewahrt ist.
2. Bestellungen sind vom AN unter Angabe der emerce-Bestellnummer innerhalb von drei Werktagen nach Erhalt schriftlich zu bestätigen, wobei das Erfordernis der Schriftform durch Versenden einer E-Mail an die von emerce benannte Kontaktadresse: gewahrt ist. Besteht bereits eine Lieferbeziehung zwischen emerce und dem AN unter Einbeziehung dieser AEB (gem. Ziffer I.1), und erfolgt auf eine Bestellung seitens emerce keine Bestätigung vom AN innerhalb der vorgenannten Frist, gilt das Schweigen des ANs als Annahme der Bestellung. Bis zum Ablauf der vorgenannten Annahmefrist bzw. vor einem eventuell früheren Zugang der Bestätigung des ANs bei emerce kann emerce in diesem Fall die Bestellung jederzeit kostenfrei widerrufen.
3. emerce kann Änderungen des Liefergegenstandes, Liefertermine und Mengen auch nach Vertragsabschluss verlangen, soweit diese für den AN zumutbar sind. Dabei sind die Auswirkungen insbesondere Mehr- oder Minderkosten angemessen und einvernehmlich zu regeln. Zusätzliche und/oder Mehrleistungen durch den AN werden nur dann von emerce vergütet, wenn dies vor Ausführung der Leistung schriftlich vereinbart worden ist.
4. Sofern in der Bestellung eine Erstmusterlieferung vorgesehen ist, hat nach erfolgter Erstmusterlieferung die Serienfreigabe durch emerce schriftlich zu erfolgen. emerce trägt im Falle einer Erstmusterablehnung nur dann die Kosten weiterer Bemusterungsunterlagen und Bauteile, wenn emerce den Grund der Erstmusterablehnung weit überwiegend zu vertreten hat.

III. Liefertermine, Verzug, Beendigung
1. Die zwischen den Parteien vereinbarten Liefertermine und Fristen sind verbindlich. Lässt sich der Tag, an dem die Lieferung spätestens zu erfolgen hat, aufgrund eines Vertrages bestimmen, so kommt AN mit Ablauf dieses Tages in Verzug, ohne dass es hierfür eine Mahnung seitens emerce bedarf. Der AN ist verpflichtet, emerce unverzüglich über etwa auftretende Lieferschwierigkeiten schriftlich oder per Email zu unterrichten und einen neuen Liefertermin bzw. Liefertermine in Abstimmung mit emerce festzulegen. Die Erfüllung dieser Unterrichtungsverpflichtung hat keinen Einfluss auf den Eintritt des Verzuges.
2. emerce ist berechtigt, bei Lieferverzögerungen nach vorheriger Androhung gegenüber dem AN für jeden Verzugswerktag (Montag – Freitag) eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,25% maximal jedoch 5% des jeweiligen Auftragswerts zu verlangen. Die Geltendmachung eines darüber hinaus gehenden Schadens (insbesondere Mehrkosten für Fracht, Produktion (zusätzliche Rüstkosten, Mehrarbeitszuschläge etc.), Deckungskäufe) bleibt unberührt. Wird eine Vertragsstrafe gezahlt, wird diese auf einen Schadensersatzanspruch wegen Verzuges angerechnet.
3. Erbringt der AN die fällige Leistung nicht oder nicht vertragsgemäß oder kommt er in Verzug, so kann emerce nach erfolglosem Ablauf einer angemessenen Nachfrist vom Vertrag zurücktreten oder außerordentlich kündigen oder, sofern der AN das Nichteinhalten des Liefertermins zu vertreten hat, Schadensersatz nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften verlangen. Dieser umfasst auch die Mehrkosten, die bei Ersatzbeschaffung von dritter Seite entstehen.
4. emerce kann den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen oder vom Vertrag zurücktreten, insbesondere dann, wenn der AN seine Leistungen eingestellt hat, wenn der AN einen nicht unerheblichen Vertragsverstoß begeht und diesen trotz Abmahnung binnen 30 Tagen nicht abstellt. Ein wichtiger Grund liegt außerdem vor, wenn emerce unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht zugemutet werden kann.
5. Im Falle höherer Gewalt, die ein langfristiges Leistungshindernis darstellt, ist emerce berechtigt, ganz oder teilweise vom Vertragsverhältnis zurückzutreten oder die Entgegennahme von Produkten bis zur Beseitigung des Hindernisses, das die Lieferungsannahme nicht ermöglicht, aufzuschieben, ohne dass emerce in Verzug gerät. Höhere Gewalt sind zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses unvorhersehbare Ereignisse oder solche Ereignisse, die, auch wenn sie vorhersehbar waren, außerhalb des Einflussbereiches von emerce liegen und deren Auswirkungen auf die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen durch zumutbare Maßnahmen von emerce nicht verhindert werden können. Höhere Gewalt liegt unter anderem vor bei Betriebsstörungen jeder Art, Streiks, rechtmäßigen Aussperrungen, Mangel an Arbeitskräften, Energie oder Rohstoffen, einschließlich Treibstoffmangel, Mobilmachung, Krieg, Blockade, Aus- und Einfuhrverbot, Feuer, Verkehrssperre, Epidemie oder Pandemie. emerce hat den Lieferanten unverzüglich zu benachrichtigen und ihm die Umstände mitzuteilen, die höhere Gewalt darstellen. Der Lieferant hat keinen Anspruch auf Schadenersatz jeglicher Art aufgrund von Annahmeverzug oder Rücktritt aufgrund höherer Gewalt.

IV. Preise, Zahlungsbedingungen, Aufrechnung und Zurückbehaltung
1. Die Vergütung ist in der Bestellung festgelegt. Bei den Preisen handelt es sich um Netto-Preise. Die jeweilige Umsatzsteuer ist den Preisen hinzuzufügen. Die in der Bestellung vertraglich vereinbarten und entsprechend ausgewiesenen Preise sind Festpreise, soweit in der Bestellung nicht anders geregelt, und verstehen sich inklusive eventuell anfallender Einmalkosten der Fertigung und Prüfkosten sowie Verpackung und Lieferung gemäß des vertraglich vereinbarten Incoterms®, in der jeweils aktuellen Fassung, jedoch exklusive Transportversicherung.
2. Die Zahlung erfolgt innerhalb dreißig (30) Kalendertagen netto. Die Fälligkeitsfrist beginnt, sobald die Lieferung der Waren oder Leistungen vollständig und insbesondere mangelfrei erbracht sowie – falls erforderlich – eine Abnahme erfolgt ist, und die gemäß Ziffer V.6 ausgestellte Rechnung bei emerce eingegangen ist. Maßgeblich für den Lauf der Fälligkeitsfrist ist das Datum des am spätesten eintretenden o.g. Ereignisses.
3. Für die Rechtzeitigkeit der Zahlung durch emerce ist die Übergabe des Überweisungsauftrags an die Bank bzw. der Tag der Absendung des Schecks maßgeblich.
4. emerce ist berechtigt, gegen Forderungen des AN aufzurechnen. Das Recht zur Aufrechnung steht dem AN nur für unbestrittene oder rechtskräftig festgestellte Ansprüche zu.
5. Der AN darf Forderungen gegen emerce nur mit schriftlicher Zustimmung von emerce an Dritte abtreten. Dies gilt nicht sofern es sich hierbei um Geldforderungen im Sinne des § 354a HGB handelt.
6. Nicht von Ziffer IV.5 erfasste Rechte und Pflichten dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des anderen Vertragspartners auf Dritte übertragen werden. emerce ist jedoch berechtigt, sämtliche Rechte und Pflichten auch ohne Zustimmung des AN auf mit emerce verbundene Unternehmen im Sinne des § 15 AktG zu übertragen. emerce ist insbesondere berechtigt, ohne Zustimmung des AN sämtliche Gewährleistungsrechte an mit emerce verbundene Unternehmen im Sinne des § 15 AktG abzutreten.

V. Versand, Verpackung, Rechnung
1. Für den Versand der Ware gelten die in der Bestellung vertraglich vereinbarten Incoterms®, in der jeweils aktuellen Fassung.
2. Erfüllungsort für Lieferung und Leistung richtet sich nach den vereinbarten Incoterms®. Ist nichts anderes vereinbart ist Erfüllungsort die Betriebsstätte des emerce Logistikpartners GEODIS Logistics Deutschland GmbH, Behringstrasse 8, 63110 Rodgau, Deutschland.
3. Jeder Warenlieferung ist ein Lieferschein beizufügen, aus dem die Bestellnummer und die Bestellpositionsnummer, die Bestellmenge, das vereinbarte Lieferdatum und die Bezeichnung der Ware, sowie wenn vorhanden, die emerce-Materialnummer und die Seriennummer hervorgehen. Pro Verpackungseinheit ist eine Warenkennzeichnung vorzunehmen aus dem mindestens die emerce-Materialnummer, enthaltene Menge und die Bezeichnung des AN hervorgeht. Sofern vereinbart, muss zusätzlich das Herstelldatum der Ware angegeben sein. Wird Ware aus einem Drittland geliefert, so sind die Versanddokumente vorab an emerce zur Prüfung zu senden. emerce erteilt nach Prüfung eine Freigabe an den AN, sodass der Warenversand organisiert werden kann.
4. Lieferungen, für die emerce Frachtkosten ganz oder teilweise zu tragen hat, sind zu kostengünstigen Tarifen und Versandarten zu befördern, sofern keine Vorgaben des AN gemacht werden.
5. Der AN hat für eine ordnungsgemäße und sichere Verpackung und für einen zuverlässigen Versand der Ware Sorge zu tragen. Verpackungen für elektronische Elemente oder Bauteile müssen ESD-ableitfähig sein.
6. Die Rechnung ist mit den unter dieser Ziffer V.3 genannten Angaben des Lieferscheins an emerce zu versenden.

VI. Export- und Importbestimmungen
1. Die Lieferpapiere, die aus einem EU-Land außerhalb der Bundesrepublik Deutschland stammen, sind mit der EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des AN zu versehen.
2. Der AN hat unter Bezugnahme auf die emerce-Artikel-Nummer Angaben zum Ursprungsland, Gewicht (brutto/netto), Zolltarifnummer (HS-Code) und Dual-Use-Eigenschaft der Ware zu machen.
3. Bei Waren mit Ursprung in der EU übermittelt der AN emerce zu Beginn eines jeden Kalenderjahres unaufgefordert und kostenfrei sowie auf besondere Anforderung von emerce eine aktuelle Langzeit-Lieferanten-Erklärung nach Maßgabe der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 der Kommission vom 24. November 2015. Sofern der AN eine Langzeit-Lieferanten-Erklärung nicht ausstellen kann, muss der AN eine IHK-Langzeiterklärung für den nichtpräferenziellen Ursprung oder ein anderes Nachweisdokument bezüglich des Ursprungs der Ware zu Beginn eines jeden Kalenderjahres übermitteln. Die Übermittlung hat in elektronischer Form per Email oder schriftlich zu erfolgen.
VII. Leistungsannahme
emerce ist berechtigt, die Annahme von Waren, die vor den angegebenen Terminen angeliefert werden, zu verweigern oder die vorzeitig angelieferten Waren auf Rechnung und Gefahr des AN zurückzusenden oder bei Dritten für den AN kostenpflichtig einzulagern, sofern dies im Einzelfall nicht unverhältnismäßig wäre. Das Gleiche gilt bei einer Zuviel- oder Falschlieferung hinsichtlich des zu viel oder falsch gelieferten Anteils.

VIII. Eigentumsvorbehalt des AN, Eigentumsvorbehalt bei Beistellung von Teilen der emerce
1. Eigentumsvorbehalte des AN gelten nur, soweit sie sich auf emerce‘s Zahlungsverpflichtung für die jeweiligen Produkte beziehen, an denen der AN sich das Eigentum vorbehält. Insbesondere sind erweiterte oder verlängerte Eigentumsvorbehalte unzulässig.
2. An allen dem AN zur Ausführung einer Bestellung von emerce überlassenen Unterlagen und Hilfsmitteln, wie insbesondere Zeichnungen, Abbildungen, Entwürfen, Berechnungen, Beschreibungen, Plänen, Modellen, Mustern, technischen Spezifikationen, Datenträgern, sonstigen Schriftstücken, Werkzeugen, Teilen und Materialien behält sich emerce Eigentums-, Urheber- sowie vergleichbare oder hieraus abgeleitete Nutzungsrechte vor. Derartige Unterlagen und Hilfsmittel sind ausschließlich für die vertragliche Leistung zu verwenden und nach Erledigung der Bestellung an emerce vollständig (ggf. einschließlich angefertigter Kopien oder Aufzeichnungen) zurückzugeben. Erzeugnisse, die nach Unterlagen und Hilfsmitteln von emerce angefertigt sind, dürfen vom AN weder selbst verwendet, noch Dritten angeboten oder geliefert werden.
3. Vom AN im Rahmen der Auftragsdurchführung gefertigte technische Unterlagen, Dokumente, Zeichnungen, Diagramme, Schemata, Graphiken, Fotografien, Layout-Vorlagen und sonstige Dokumentationen – sei es auf Datenträgern, in gedruckter Form oder als Material der Druckvorbereitung oder Drucklegung – sowie alle Muster, Werkzeuge, Materialien und sonstige Betriebsmittel (die „Hilfsmittel“) werden für emerce gefertigt. Der AN räumt emerce das unmittelbare Eigentum an den Hilfsmitteln dergestalt ein, dass der AN emerce die Hilfsmittel übereignet und emerce den mittelbaren Besitz an den Hilfsmitteln begründet. Des Weiteren erhält emerce an allen vorgenannten urheberrechtsfähigen Werken – soweit gesetzlich zulässig – sämtliche sonstigen Eigentums-, Nutzungs- und Verwertungsrechte. Für die Übertragung der vorstehenden Rechte ist keine gesonderte Vergütung durch emerce geschuldet; sie ist vollumfänglich in den angegebenen Preisen in der Bestellung enthalten.
4. Eine Verarbeitung, Vermischung oder Verbindung von beigestellten Gegenständen von emerce durch den AN wird für emerce vorgenommen. Es besteht Einvernehmen, dass emerce im Verhältnis des Wertes der Beistellungen zum Wert des Gesamterzeugnisses Miteigentümer an den unter Verwendung der beigestellten Gegenstände hergestellten Erzeugnissen wird. Diese Erzeugnisse werden bis zum Zeitpunkt der Übergabe vom AN für emerce verwahrt.

IX. Schutzvorschriften
1. Die von AN zu erbringenden Leistungen umfassen sämtliche Leistungen, die zur Erstellung der Waren bzw. Erbringung der Leistungen erforderlich sind. Insbesondere im Hinblick auf die Lieferung von Waren verpflichtet sich der AN diese fach- und sachgerecht sowie qualitativ einwandfrei, ordnungs- und spezifikationsgemäß, nach dem neuesten Stand der Technik, den entsprechend des vorgesehenen Einsatzzwecks und –ortes der Waren relevanten Normen, Gesetzen, Bestimmungen und Sicherheitsanforderungen in der jeweils gültigen Fassung zum Zeitpunkt der Abgabe der Waren an emerce sowie den Vorschriften und Richtlinien von Behörden, Berufsgenossenschaften und Fachverbänden und entsprechend den getroffenen Vereinbarungen zu erstellen. Der AN ist in eigener Regie und Verantwortung für die sachgemäße und sorgfältige Erledigung der Bestellung verantwortlich. Eine Freigabe von Unterlagen, Beschreibungen, Anweisungen und sonstige Angaben von emerce berühren diese Verpflichtung des AN nicht.
2. AN verpflichtet sich, sowohl die gesetzlichen Bestimmungen des Abnehmerlandes, in welches die Ware vom AN geliefert wird, als auch die aktuellen deutschen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere sämtliche produktbezogene sicherheits- und umweltrelevante Rechtsvorschriften, in der jeweils gültigen Fassung zum Zeitpunkt der Abgabe der Ware an emerce, einzuhalten. Dies umfasst insbesondere die Bestimmungen für Einstufung, Kennzeichnung, Verpackung, Mitteilungspflichten, Stoffbeschränkungen und Inverkehrbringungs-, Abgabe-, Einfuhr-, Ausfuhr- und Verwendungsvorschriften für die Ware sowie die Vorgaben bezüglich der Verwendung von Chemikalien gemäß der REACH-Verordnung (Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 des europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2006) in der jeweils aktuellsten Fassung. AN sichert zu, emerce sämtliche nach der REACH-Verordnung zu übermittelnden Informationen bereitzustellen, insbesondere emerce unverzüglich alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die emerce zur Erfüllung ihrer Pflichten nach Art. 33 REACH-Verordnung benötigt. Die Informationen sind per E-Mail an die von emerce benannte Kontaktadresse zu senden:
3. AN verpflichtet sich bei der Herstellung und Handhabung der Ware keine nennenswerten Mengen gefährlicher Stoffe zu verwenden. AN hat sich dabei innerhalb der gesetzlichen Vorgaben sowie an die stofflichen Anforderungen des SMA Standard 01501 Restrictions on Hazardous Substance in der jeweils aktuellen Fassung zu halten. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter folgender URL verfügbar.
4. Es ist der ausdrückliche Wille der Parteien, die Benutzung oder die Produktverwendung von Mineralien aus Konfliktgebieten gemäß des U.S. Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act in der Fassung des Jahres 2010 zu vermeiden. AN sichert zu, dass seine an emerce im Rahmen dieses Vertrages verkauften Produkte keine Materialien aus Konfliktgebieten enthalten, die in der Demokratischen Republik Kongo oder angrenzenden Ländern gewonnen worden sind. AN stimmt weiterhin zu, periodisch Maßnahmen zur Überprüfung der ursprünglichen Quelle des verwendeten Zinn, Tantal, Wolfram oder Goldes von allen im Rahmen dieser AEB verkauften Produkte durchzuführen. AN wird emerce jährlich eine Bestätigung über die Nichtbenutzung von Materialien aus Konfliktgebieten bereitstellen.

X. Gewährleistung für Sach- und Rechtsmängel, Haftung
1. Soweit im Folgenden nichts anderes vereinbart ist, gelten für Haftung und Gewährleistung die gesetzlichen Bestimmungen. Abweichend hiervon beträgt die Gewährleistungsfrist jedoch 30 Monate, sofern nicht die gesetzliche Gewährleistungsfrist jeweils einen längeren Zeitraum vorsieht.
2. Bei Warenlieferungen des AN gewährleistet AN, dass die Waren die vereinbarte Beschaffenheit besitzen, der Spezifikation entsprechen, für die AN bekannten Zwecke geeignet und frei von Mängeln und Rechten Dritter sind, insbesondere Patenten, Urheber- und Nutzungsrechten oder Ansprüchen von Urhebern auf eine angemessene Vergütung im Sinne des Urheberrechtsgesetzes, und keinen behördlichen oder gerichtlichen Beschränkungen oder Auflagen unterliegen. Andere Produktspezifikationen, Lasten- bzw. Pflichtenheft, Datenblättern oder sonstigen Produktvereinbarungen stehen hinsichtlich der vereinbarten Beschaffenheit einer Spezifikation gleich.
3. Bei Erbringung von Dienstleistungen durch den AN gewährleistet AN die ordnungsgemäße und sorgfältige Durchführung der zu erbringenden Leistungen gemäß der jeweiligen Beauftragung. Zeigt sich, dass die Leistung nicht vereinbarungsgemäß erbracht wurde und insbesondere nicht den in der Beauftragung und den vorgenannten Vorgaben entspricht, kann emerce dem AN eine Frist zur kostenlosen Nacherfüllung setzen. Nach erneuter, fehlgeschlagener Leistungserbringung bzw. nach erfolglosem Ablauf der Nachfrist kann emerce statt der Leistung nach seiner Wahl von der Beauftragung zurücktreten, die vertragliche Vergütung herabsetzen oder den Mangel selbst beseitigen und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen verlangen. Daneben kann emerce Schadensersatz statt der Leistung verlangen sowie den Ersatz sonstiger Schäden und Aufwendungen, die emerce aufgrund der Pflichtverletzung des AN entstanden sind bzw. entstehen.
4. Die Gewährleistungsfrist beginnt nicht vor einer erfolgreichen Abnahme und endet nicht vor vollständiger Beseitigung der Mängel, die AN vor Ablauf der Gewährleistungsfrist angezeigt wurden. Für die als Ersatz von fehlerhaften Teilen gelieferten Austauschteile bzw. für die ohne Austausch instandgesetzten Teile beginnt die Gewährleistungsfrist nach Einbau aufs Neue.
5. emerce überprüft Lieferungen von Waren nach Ablieferung durch den AN, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgange tunlich ist, zumindest jedoch auf Identitäts- und Mengenabweichungen, Transportschäden und auf sonstige offenkundige Mängel. Die Rügepflicht nach § 377 HGB gilt als erfüllt, wenn festgestellte Mängel innerhalb von zehn (10) Arbeitstagen nach Erhalt der Lieferung, bzw. bei verdeckten Mängeln in gleichem Zeitraum nach deren Feststellung, dem AN mitgeteilt werden.
6. Im Falle eines Sach- oder Rechtsmangels ist emerce berechtigt, unter den Voraussetzungen des § 437 BGB Nacherfüllung zu verlangen, vom Vertrag zurückzutreten, den Kaufpreis zu mindern, oder Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen zu verlangen.
7. Alle wegen der Mängelbeseitigung anfallenden Kosten, einschließlich Folgekosten aus Ansprüchen Dritter hat der AN zu tragen bzw. emerce zu ersetzen. Dies betrifft insbesondere Kosten für Aus- und Einbau, (Rück-)Transport einschließlich aller Nebenkosten, Fehleranalyse, Aufwandsentschädigungen, Mehraufwand für Deckungskauf, Material, Verschrottung, etc. sowie Schadensersatzansprüche Dritter. Für Einzelheiten der Reklamationsabwicklung und die Kostenverteilung bei Nacharbeiten gilt insbesondere nachfolgende Ziffer XI.
8. Wird die Fertigung der Waren bzw. die Erbringung der beauftragten Leistung durch Schutzrechte Dritter ausgeschlossen oder eingeschränkt, hat AN dies emerce unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Weiterhin stellt AN im Falle einer Verletzung von vertraglichen Pflichten, insbesondere im Fall von Verletzung von Schutzrechten Dritter, emerce von Schadensersatzansprüchen Dritter frei. Sollte es für emerce notwendig werden, zur Abwehr von Ansprüchen Dritter, Rechtstreitigkeiten zu führen, hat AN emerce die daraus entstehenden für emerce erforderlichen Kosten zu ersetzen.
9. Die Verjährung der Sachmängelansprüche ist gehemmt, wenn zwischen den Parteien über das Bestehen oder den Umfang von Gewährleistungsansprüchen verhandelt wird oder, wenn der AN das Vorhandensein eines Mangels selbst prüft. Die Hemmung ist beendet, wenn der AN die Fortsetzung der Mängelbeseitigung schriftlich verweigert oder er emerce schriftlich mitteilt, dass die Verhandlungen beendet seien oder das Ergebnis der Prüfung an emerce übersandt wird.

XI. Reklamationsabwicklung/ Nacharbeit
1. Mit dieser Regelung sollen die Grundlagen für eine effiziente und kostenoptimale Abwicklung von Reklamationsfällen, also Fälle, in denen einzelne Waren nicht der vereinbarten Sollbeschaffenheit entsprechen und die der AN (inkl. dessen Vorlieferanten) zu vertreten hat, und die verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten geschaffen werden. Für Serienfehler gelten die unter Ziffer XII getroffenen Regelungen. Im Übrigen gelten die diesbezüglichen Vorgaben einer Qualitätsmanagementvereinbarung ergänzend, sofern diese mit dem AN vereinbart ist.
2. Bei mangelhaften Waren oder Teilen hiervon werden diese nach Wahl von emerce an den AN zurückgesandt oder sind am jeweiligen Belegenheitsort der Ware nachzubessern. Im Falle von Rücksendungen an den AN und darauf erhaltene Ersatzlieferungen erfolgen auf Kosten des AN. Beanstandete Waren sind innerhalb von zwei (2) Wochen inkl. der Transportzeiten vom AN nachzubessern bzw. ist Ersatzlieferung zu leisten, sofern dies im Einzelfall nicht unverhältnismäßig ist. Die Lieferung von Ersatz oder nachgebesserten Produkten ist unter der Referenz der Reklamation bei emerce anzuliefern. Der AN hat den Leistungstermin von Ersatz oder nachgebesserten Produkten innerhalb von fünf (5) Werktagen mitzuteilen, sofern diese Frist nicht im Einzelfall unverhältnismäßig kurz ist. In diesem Fall gilt dann stattdessen eine angemessene Frist zur Leistungsanzeige. Die Fristen dieser Ziffer beginnen mit dem Zeitpunkt des Zugangs der Beanstandung beim AN.
3. Unabhängig davon, ist die eigene Lieferfähigkeit von emerce nach Möglichkeit durch Teillieferungen von Waren, Nachbesserungen bei emerce vor Ort oder andere geeigneten Maßnahmen durch den AN zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass im Falle, dass emerce zur Wahrung der eigenen Lieferfähigkeit und Vermeidung eines eigenen Lieferverzuges bei emerce-Kunden sowie in anderen dringenden Fällen ein Abwarten von zwei (2) Wochen nicht zumutbar ist und AN nicht in der Lage ist oder keine zeitnahe Zusage von Maßnahmen zur Absicherung der Lieferfähigkeit erfolgt, emerce berechtigt ist, auf Kosten des AN Maßnahmen selbst durchzuführen bzw. durch Dritte durchführen zu lassen. Unter Maßnahmen ist auch die vollständige Beseitigung von Mängeln an Waren und etwa dadurch entstandene Schäden zu verstehen. Dies gilt ferner in sonstigen Fällen, soweit eine von emerce zur Nacherfüllung bestimmte angemessene Frist erfolglos abgelaufen ist.
4. Reklamationen werden von emerce mit einer Bearbeitungspauschale in Höhe von 100,00 Euro belastet. Dabei wird die Bearbeitungspauschale pro Reklamation erhoben, sofern dies im Einzelfall nicht unverhältnismäßig ist. Im Falle eines Mangels, der beim Kunden von emerce aufgetreten ist, wird zusätzlich eine Servicepauschale von 200,00 Euro pro reklamierten Teil erhoben, sofern dies im Einzelfall nicht unverhältnismäßig ist. Mit der Versendung der reklamierten Ware wird zeitgleich das Kreditorenkonto vom AN belastet. Für die Belastung fehlerhafter Teile wird dabei der gleitende Durchschnittspreis aus SAP zugrunde gelegt.
5. Im Falle einer begründeten Ablehnung einer Reklamation, wird die Belastungsanzeige zurückgenommen. Zu Unrecht belastete Pauschalen werden dem AN zurückerstattet.
6. Sämtliche im Zusammenhang mit der Feststellung und Prüfung von Mängeln verbundene Kosten können im Wege der Schadensersatzforderung seitens emerce geltend gemacht werden und mit ausstehenden Zahlungsforderungen aufgerechnet werden.

XII. Serienfehler
1. Bei Vorliegen eines Serienfehlers gemäß Ziffer XII.2 ist emerce berechtigt, die Entgegennahme der restlichen Lieferung einer Serie abzulehnen und die gesetzlichen Rechte wegen mangelhafter Lieferung für die gesamte Lieferung geltend zu machen, sofern dies im Einzelfall nicht unverhältnismäßig wäre. Im Fall von Serienfehlern, die emerce erst nach Auslieferung seines Produkts feststellt, insbesondere durch einen Seriendefekt bei Kunden, ersetzt AN emerce alle Kosten, die durch den Austausch der vom Serienfehler betroffenen Waren anfallen unabhängig davon, ob es beim Kunden zu einem Defekt aufgrund des Serienfehlers gekommen ist, sofern dies im Einzelfall nicht unverhältnismäßig wäre. Die Erstattungspflicht umfasst insbesondere den Aufwand und Kosten für wegen des Seriendefekts defekte Produkte als auch für den präventiven Gerätetausch bzw. präventive Serviceeinsätze. Auf ausgetauschte Teile oder behobene Mängel beginnt die Gewährleistungsfrist danach aufs Neue. Im Übrigen bleiben die gesetzlichen Bestimmungen und die diesbezüglichen Rechte seitens emerce in Bezug auf mangelhafte Lieferung unberührt.
2. Ein Serienfehler liegt in der Regel vor, wenn an mehr als 5% der gelieferten Waren ein Mangel an der jeweils gleichen Komponente und mit vergleichbarer Ursache auftritt. Ein Serienfehler liegt auch dann vor, wenn eine Fehlerrate von 5% noch nicht erreicht ist, emerce aber auf Grund eines Fertigungs-, Material- und/oder Konstruktionsfehlers berechtigterweise davon ausgehen kann, dass dieser Fehler an mehr als 5% der gleichartigen Waren auftreten kann. Bezugsmenge für die Fehlerrate von 5% sind je nach Grund des Serienfehlers entweder die betroffene(n) Charge(n), sofern es sich um einen beschränkten Fertigungs- oder Materialfehler handelt oder die Gesamtmenge der gelieferten Waren, sofern die Art der Fertigung, das Material oder die Konstruktion grundsätzlich mangelbegründet sind.
3. Die Verjährungsfrist wird durch die Anzeige des ersten Mangels für alle gelieferten Waren gleichen Typs gehemmt.

XIII. Versicherung
1. Ohne hierdurch seine Einstandspflicht und Haftung gegenüber emerce einzuschränken, verpflichtet sich der AN für Schäden, die der AN (auch teilweise) zu ersetzen hat, ungeachtet einer etwaigen weitergehenden Haftung, für die Dauer der Vertragsbeziehung zur Absicherung des gesetzlichen und vertragsrechtlichen Haftungsrisikos eine ausreichende Betriebs-, Produkt- und Umwelthaftpflichtversicherung auf seine Kosten abzuschließen mit folgenden Deckungssummen je Versicherungsfall und im Jahresaggregat:
• Betriebs- und Produkthaftpflichtversicherung einschließlich erweiterter Produkthaftpflicht (insbesondere für Ein- und Ausbaukosten sowie Einzelteileaustausch) in Höhe von mindestens 3 Mio. Euro pro Schadenfall für Personen-, Sach- sowie Vermögensschäden und 3 Mio. Euro im Jahresaggregat
• Umwelthaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 3 Mio. Euro pro Schadenfall für Personen-, Sach- und Vermögensschäden und 3 Mio. Euro im Jahresaggregat.
2. AN wird emerce bei Vertragsschluss und auf Wunsch jederzeit bis zur Erfüllung seiner Leistungen das Bestehen des erforderlichen Versicherungsschutzes nachweisen.

XIV. Informationspflichten, Abkündigung, Subunternehmer
1. Alle Waren, die von AN für emerce individuell gemäß den Anforderungen oder der Spezifikation von emerce herzustellen oder anzupassen sind, stellen sogenannte emerce spezifische Produkte dar (im Folgenden “SPEZIFISCHE VERTRAGSPRODUKTE“ genannt). Hinsichtlich SPEZIFISCHER VERTRAGSPRODUKTE hat der AN Änderungen, die insbesondere mechanische, optische oder elektrische Daten und Eigenschaften der Ware beeinflussen sowie Änderungen der Fertigungsverfahren oder Verlagerungen von Fertigungsstandorten rechtzeitig vorab emerce mitzuteilen. Solche Änderungen dürfen vom AN nur vorgenommen werden, wenn eine ausdrückliche vorherige schriftliche Zustimmung (per Email, Fax oder Post) von emerce dazu vorliegt.
2. Hinsichtlich Änderungen an Waren, die nicht SPEZIFISCHE VERTRAGSPRODUKTE sind, hat AN emerce technische Änderungen oder Verlagerungen von Fertigungsstandorten rechtzeitig mitzuteilen. Sofern zutreffend, wird AN emerce ebenfalls rechtzeitig über Änderungen bzw. Aktualisierungen von Garantiebedingungen, Datenblättern oder sonstigen Dokumenten des AN informieren. Sofern emerce solchen Änderungen nicht innerhalb einer angemessenen Frist widerspricht, gelten die Änderungen als von emerce akzeptiert. Mitteilungen sind an die von emerce benannte Kontaktadresse zu senden:
3. Im Falle von AN veranlassten Produkt- und Prozessänderungen, trägt der AN emerce‘s Kosten für eine weitere Bemusterung.
4. Die Abkündigung von Waren hat AN mindestens ein (1) Jahr vor Einstellung der Produktion emerce mitzuteilen. In dieser Mitteilung muss ein Datum für einen letzten Bestelleingang und ein Datum für eine letzte Anlieferung genannt sein. Die Menge für eine letzte Bestellung darf nicht begrenzt werden. Mitteilungen sind an die von emerce benannte Kontaktadresse zu senden:
5. Der Einsatz von Subunternehmern, freien Mitarbeitern, Unterlieferanten und sonstigen Dritten (gemeinsam „Beauftragte“), die im Zusammenhang mit der Erbringung von gegenüber emerce geschuldeten Leistungen keine Arbeitnehmer des AN sind, ist emerce schriftlich anzuzeigen. Der AN hat im Verhältnis zum Beauftragten vertraglich sicherzustellen, dass sämtliche Leistungen vollständig und ordnungsgemäß ausgeführt werden, die ordnungsgemäße Leistungserbringung durch entsprechende Dokumentation sowie regelmäßige Audits von emerce umfassend kontrolliert werden kann und die Pflichten aus dem Vertragsverhältnis mit emerce auch im Verhältnis zum Beauftragten gelten.
6. Beauftragte gelten als Erfüllungsgehilfen des AN. Ausfälle, Verzögerungen, Störungen, Schlechtleistungen oder sonstige Fehler in den Lieferungen und Leistungen der Beauftragten, gleich worauf diese Ausfälle beruhen, entbinden den AN nicht von seiner Leistungsverpflichtung aus dem mit emerce abgeschlossenen Vertrag.
7. Hat der AN oder ein Beauftragter Leistungen auf dem Werksgelände von emerce zu erbringen, wird der AN sicherstellen, dass die von emerce vor Durchführung der Dienstleistungen vorgelegte SMA-Fremdfirmenordnung unterzeichnet wird und sowohl diese Fremdfirmenordnung, als auch die sonstigen Bestimmungen der Betriebsordnung von den jeweiligen Personen vollumfänglich beachtet werden.
8. Sofern zwischen den Parteien vereinbart, sendet der AN zur Lieferung geforderte, produktbezogene schriftliche Nachweise (Zertifikate, Prüfzeugnisse, etc.) spätestens am Tag der Lieferung als PDF-Dokument via E-Mail an mit Bezug auf die emerce-Bestellnummer und Lieferschein.

XV. Geheimhaltung
1. Die Parteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen der Bestellung erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln, solange und soweit sie dem Vertragspartner nicht schon vorher bekannt waren oder der Allgemeinheit bekannt werden. Alle Informationen bleiben Eigentum der offenbarenden Partei. Die empfangenen Informationen dürfen nur im Rahmen dieser Vereinbarung genutzt werden und nur solchen Mitarbeitern (einschließlich Mitarbeitern verbundener Unternehmen) zugänglich gemacht werden, die die Informationen zur Erreichung des Vertragszwecks benötigen und zur Geheimhaltung verpflichtet wurden. Darüber hinaus dürfen ohne vorherige schriftliche Zustimmung der offenbarenden Partei diese Informationen weder unmittelbar noch mittelbar kommerziell verwertet werden und keine Schutzrechtsanmeldungen vorgenommen werden. Die Informationen dürfen von der empfangenden Partei nicht an Dritte weitergegeben werden. Dritte sind nicht die mit der empfangenen Partei verbundenen Unternehmen oder deren Mitarbeiter gemäß § 15 ff. AktG.
2. Pressemitteilungen, sonstige Veröffentlichungen und Werbung mit erteilten Aufträgen sind nur mit vorherigem schriftlichem Einverständnis von emerce erlaubt.
3. Aus der Bekanntgabe von Informationen jeglicher Art durch emerce können vom AN keinerlei Lizenz-, Nachbau-, Nutzungs- oder sonstige Rechte hergeleitet werden. Alle Rechte, insbesondere zur Anmeldung von Schutzrechten (z.B. Patente), bleiben emerce vorbehalten.

XVI. Sonstige Bedingungen
1. Ist der AN Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs, juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist der Gerichtsstand für alle Streitigkeiten Kassel. emerce ist berechtigt, auch am Geschäftssitz des AN oder vor einem anderen aufgrund in- oder ausländischen Rechts zuständigen Gericht Klage zu erheben.
2. Für alle Rechtsbeziehungen zwischen emerce und dem AN aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG).
3. Die Parteien beachten die Vorschriften des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die weiteren Vorschriften zum Datenschutz, wenn sie personenbezogene Daten aus der jeweiligen Vertragsbeziehung oder Einblick in solche erhalten. Die Parteien dürfen diese Daten nur insoweit erheben, verarbeiten und nutzen, wie ihnen dies durch das jeweilige Vertragsverhältnis gestattet bzw. wie es zur Erbringung der jeweiligen Leistung erforderlich ist. Eine weitergehende Verarbeitung der Daten sowie die Verarbeitung personenbezogener Daten an einem Standort, der nicht im Geltungsbereich der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung liegt, ist jeweils untersagt.
4. AN verpflichtet sich, den Lieferantenkodex in der jeweils geltenden Fassung von SMA einzuhalten. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter folgender URL verfügbar.